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Archivauflösung Frankfurt

Je mehr Geschäftsprozesse in Betrieben aus unterschiedlichsten Branchen anfallen, umso größer wird der „Aktenberg”. Diesen zu erfassen, zu archivieren und darauf zuzugreifen stellt die Verwaltung in einem Unternehmen vor große Probleme. Die Auslagerung von Akten bei einer Archivauflösung setzt Ressourcen frei, die für das Kerngeschäft eines Unternehmens genutzt werden können. Eine Archivauflösung ist ein komplexer Vorgang, der sich nicht in der vorschriftsmäßigen Entsorgung oder Auslagerung von Akten oder anderen Datenträgern erschöpft. Dazu gehören nicht nur die professionelle Akten- und Datenvernichtung, sondern auch die Planung, Beratung und Durchführung komplexer Scan- und Archivprojekte für Betriebe jeder Größe.

Wir fragen Herrn Michael Reich, Geschäftsführer der ScanDOK GmbH Frankfurt.

Die ScanDOK GmbH ist auf Archivauflösungen in Frankfurt spezialisiert und bietet Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet einen umfassenden Service an. Akten- und Papierarchiveinlagerung, Datenerfassung und Formularerkennung sind für die ScanDOK GmbH ein tägliches Geschäft. In vielen Jahren hat das Unternehmen hierbei ein einzigartiges Know-how und Erfahrungen erworben, die sich auch auf die spezifischen Gegebenheiten in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet beziehen.

 

 

Welche Vorteile hat die Auslagerung und Auflösung eines eigenen Archivs?

Der erste Vorteil einer Archivauflösung in Frankfurt, der mit einer externen Akteneinlagerung verbunden ist, liegt auf der Hand: Platzersparnis. Den teilweise hohen Büromieten in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet kann somit effizient begegnet werden. Was aber viele nicht wissen, ist diese Tatsache: Mit der Auslagerung von Akten ist in der Regel auch ein sehr viel besseres Dokumentenmanagement verbunden, das einen schnelleren Zugriff auf alle gewünschten Daten erlaubt. Durch eine Archivauflösung wird der Zugriff auf die Akten unkomplizierter und sicherer, weil diese Aufgabe an Spezialisten übergeben wird. Auch die Datensicherheit wird durch dieses Vorgehen erheblich verbessert.

 

Welche Arten der Archivierung gibt es bei Auslagerung?

Wir unterscheiden bei einer Archivauflösung, die sich nicht in der Vernichtung der Akten erschöpft, zwischen der physikalischen Auslagerung und der Digitalisierung. Bei der physikalischen Auslagerung werden die Akten und Dokumente an einen anderen Ort verbracht. Das gesamte Archiv wird von Spezialisten für Dokumentenmanagement verwaltet, und die Mitarbeiter des Unternehmens können weiterhin jederzeit ungehindert auf die gewünschten Daten zugreifen. Die Akten können stets abgerufen werden. Die digitale Verwaltung von Daten ist natürlich noch effizienter. Für die Digitalisierung, die auch nur für bestimmte Teile eines Archivs verwendet werden kann, werden die Akten gescannt und danach elektronisch verfügbar gemacht.

 

Wie aufwendig ist es für ein Unternehmen, im Rahmen einer Archivauflösung ein Archiv auszulagern?

Wir von ScanDOK betrachten es gerade als unsere vorrangigste Aufgabe, unsere Kunden bei einer Archivauflösung in Frankfurt komplett zu entlasten. Wir kümmern uns um alle Aufgaben, die mit einer Archivauflösung und einer externen Akteneinlagerung verbunden ist. Wir übernehmen die Akten und lagern sie aus, wir transportieren, lagern und vernichten Akten und andere Gegenstände bei Bedarf. Wir sorgen bei einer Archivauflösung auch für die Möbelentsorgung und übergeben die Räume besenrein. Auch bei einer Umstrukturierung der Dokumentenverwaltung in einem Betrieb wird der Ablauf der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen nicht beeinträchtigt. Der Aufwand für ein Unternehmen ist deshalb denkbar gering.

 

Wie wichtig ist der Datenschutz?

Der Datenschutz hat für uns oberste Priorität. Wir sind als Unternehmen für Archivauflösung in Frankfurt gesetzlich verpflichtet, die hohen Anforderungen an den Datenschutz, die in der Bundesrepublik Deutschland bestehen, einzuhalten. Und das tun wir bei einer Archivauflösung vor allem im Interesse unserer Kunden. Wir wissen genau, welche Auswirkungen es für die Reputation eines Betriebs haben kann, wenn sensible Daten in einem Unternehmen nicht sicher geschützt sind. Deshalb halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen – und gehen oft noch darüber hinaus.

So haben wir einen Beauftragten für den Datenschutz nach § 4f BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), wir halten die Grenzen des Umgangs mit anvertrauten Daten im Rahmen einer Akteneinlagerung, im Dokumentenmanagement und einer Archivauflösung in Frankfurt strengstens ein, so wie es § 6 Abs. 3 BDSG vorschreibt. Wir klären alle unsere Kunden auch vor einer Archivauflösung über ihre Rechte gemäß § 7 BDSG auf. Wer einen Dienstleister für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner Daten beauftragt, kann bei Verstößen Schadensersatz verlangen. Dazu stehen wir. Wir tun alles, um unsere Verpflichtungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz gewissenhaft zu erfüllen.


Wie stellen Sie sicher, dass der Datenschutz bei einer Archivauflösung und Akteneinlagerung eingehalten wird?

Wir haben – wie bereits gesagt – einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Mit dieser Aufgabe haben wir Dr. Scheja und Partner mit Sitz in Bonn beauftragt. Diese Gesellschaft verfügt über eine langjährige Erfahrung auf allen Gebieten des Datenschutzes. Unser Datensicherheitskonzept richtet sich nach § 9 BDSG. Alle unsere Mitarbeiter werden gemäß § 5 BDSG auf Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Erklärung bindet jeden unserer Mitarbeiter auch über die Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Audits und Zertifizierungen unterstreichen die ehrgeizigen Ambitionen, unseren Kunden ein Höchstmaß an Datenschutz bei jeder Archivauflösung zu bieten. Darüber hinaus schließen wir mit unseren Kunden individuelle Vertraulichkeitsvereinbarungen ab, um den sensiblen Umgang mit den uns anvertrauten Daten zu gewährleisten.

 

 

Vielen Dank für das Gespräch,
Herr Reich.

 

Das Interview führte Kai Kruel.

 

 

 

 

 

Wir fragen Herrn Michael Reich, Geschäftsführer der ScanDOK GmbH Frankfurt .

 

ScanDOK GmbH Frankfurt versteht sich als lösungsorientiertes Dienstleistungsunternehmen im Dokumentenmanagement beginnend mit dem sicheren Transport, der Archivierung und Digitalisierung bis hin zur Vernichtung nach DIN ISO.

Das Qualitätsmanagement und die Kompetenzen verweisen auf ScanDOK-Kunden und damit auf gute Referenzen in der noch jungen Geschichte der ScanDOK GmbH. In kürzester Zeit, beginnend mit der Firmengründung im Juni 2008, konnten zahlreiche Projekte von öffentlichen Behörden, europaweiten Ausschreibungen, Banken, Versicherer sowie internationalen Sozietäten gewonnen und erfolgreich umgesetzt werden.

ScanDOK GmbH schließt die Lücke zwischen physischen und digitalen Unterlagen.

Ein hochmotiviertes Team mit direkten, persönlichen Ansprechpartnern freut sich auf Ihre Anforderungen.

 

Mehr zum Thema Archivauflösung erfahren Sie im  > Ratgeber Frankfurt> Archivauflösung in Frankfurt.

 

Und hier können Sie sich direkt informieren:

 

ScanDOK GmbH

Wiener Straße 120

D-60599 Frankfurt am Main

 

Tel.: 0 69 ⁄ 97 67 15 00

Fax: 0 69 ⁄ 97 67 15 01

 

scan@scan-dok.de

www.scan-dok.de

Fotos auf dieser Seite: ScanDok

Redaktion:
Kai Kruel