Was heißt Scanservice vor Ort?
Scanservice vor Ort heißt, dass wir auf Wunsch zu unseren Kunden kommen und die Digitalisierung dort ausführen. Der entscheidende Vorteil für den Kunden ist, dass die Geschäftsabläufe kaum gestört werden. Auch die Datensicherheit beim Dokumentenscan wird durch unsere professionelle Dienstleistung gewährt, denn die sensiblen Daten der Kunden müssen ihren Standort nicht verlassen. Wir digitalisieren die Dokumente, diese werden sofort danach wieder für die Geschäftsabläufe freigegeben. Missverständnisse entfallen ebenfalls, weil die Kommunikation direkt im Büro des Kunden erfolgt. Unser Scanservice vor Ort ist nicht nur für Frankfurt, Offenbach und das Rhein-Main-Gebiet verfügbar, sondern auch für ganz Deutschland und Europa. Und wenn es schnell gehen muss, bieten wir unseren 24-Stunden-Service an. Das bedeutet, dass wir bereits 24 Stunden nach Abschluss des Vertrags bei unserem Kunden sind und mit dem Scanservice vor Ort beginnen.
Warum ist es sinnvoll und wichtig, Dokumente vor Ort zu scannen?
Der Kunde geht seinem Tagesgeschäft nach, während wir zum Beispiel die Archivdigitalisierung vornehmen. Weil die Dokumente im Haus des Unternehmens in Frankfurt, Offenbach oder einem anderen Ort im Rhein-Main-Gebiet bleiben, entfällt das Risiko des Verlusts. Die Datensicherheit beim Dokumentenscan wird durch die Arbeit vor Ort nochmals verstärkt. Das betrifft auch die Daten von Partnerunternehmen, die aufgrund spezieller Vereinbarungen einen besonderen Schutz genießen. Geheimhaltungsvorgaben Dritter können dadurch besser eingehalten werden. Dadurch schützen wir unsere Kunden vor etwaigen Schadensersatzansprüchen. Transportkosten für die Aktenzusendung entfallen vollständig. Dieses Verfahren ist sicher und rechnet sich für kostenbewusste Unternehmen.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich der Scanservice vor Ort in Frankfurt?
Unser Scanservice vor Ort in Frankfurt eignet sich für alle Fälle, in denen Akten und Dokumente das Haus aus rechtlichen, organisatorischen oder zeitlichen Gründen nicht verlassen sollen. Typische Einsatzbereiche sind M&A-Vorbereitungen, Insolvenzverfahren, Prozess- und Gerichtsakten, Real-Estate-Transaktionen und Personalakten. Über den 24-Stunden-Service ist IKS-Files innerhalb eines Tages nach Vertragsabschluss vor Ort.
In der Praxis entscheidet die Art der Akten darüber, wie der Scanservice ablaufen muss – von der Datensicherheitsstufe über die Verschlagwortung bis zur Eilstufe. Die folgende Übersicht zeigt typische Anwendungsbereiche und welche Anforderungen jeweils im Vordergrund stehen:
Anwendungsbereiche des Scanservice vor Ort in Frankfurt: typische Akten, Anforderungen und passende Service-Variante
Übersicht über häufige Einsatzfelder bei Unternehmen und Kanzleien in Frankfurt, Offenbach und im Rhein-Main-Gebiet – inklusive empfohlener Eilstufe und Schwerpunkt der Dienstleistung.
| Anwendungsbereich | Typische Akten | Wichtigste Anforderung | Empfohlene Service-Variante |
|---|---|---|---|
| M&A-Vorbereitung | Verträge, Bilanzen, Gesellschafterunterlagen | Hohe Vertraulichkeit, schnelle Datenraum-Befüllung | 24h-Vor-Ort-Scan mit OCR und Verschlagwortung |
| Insolvenzverfahren | Geschäftsakten, Gläubigerlisten, Buchhaltung | Schneller Zugriff für Insolvenzverwalter | 24h-Vor-Ort-Scan mit Indexierung |
| Prozess- und Gerichtsakten | Gerichtsakten, Schriftsätze, Beweismittel | Lückenlose Dokumentation, kein Aktenverlust | Vor-Ort-Scan in den Räumen der Kanzlei |
| Real-Estate-Transaktionen | Grundbuchauszüge, Mietverträge, Bauakten | Strukturierte Datenraum-Aufbereitung | Vor-Ort-Scan mit Klassifizierung und OCR |
| Personalakten | Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Zeugnisse | DSGVO-konforme Verarbeitung von Beschäftigtendaten | Vor-Ort-Scan mit Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Bauakten und Pläne | Bauzeichnungen, Statik, Genehmigungen | Verarbeitung von Großformaten (A0, A1) | Vor-Ort-Scan mit Großformatscanner |
| Praxis- und Patientenakten | Karteikarten, Befunde, Röntgenbilder | Schweigepflicht, sensible Gesundheitsdaten | Vor-Ort-Scan in der Praxis, Bilder bleiben im Haus |
| Tägliche Eingangspost | Eingangsrechnungen, Briefe, Verträge | Schnelle Weiterverarbeitung im Workflow | Regelmäßiger Vor-Ort-Scan mit OCR |
| Laufendes Tagesgeschäft | Aktenordner aus dem Regelbetrieb | Keine Unterbrechung der Geschäftsabläufe | Vor-Ort-Scan parallel zum Tagesgeschäft |
Wie ist der Ablauf bei einem Scanservice vor Ort?
Ganz einfach: Ein Anruf genügt und wir kommen kurzfristig vorbei, um uns zunächst einen Überblick über die Menge der zu scannenden Dokumente zu verschaffen. Wir besuchen Sie in Frankfurt, in Offenbach oder an einem anderen Ort im Rhein-Main-Gebiet. Dann besprechen wir gemeinsam den Ablauf. Gegebenenfalls legen wir für sensible Daten besondere Abläufe fest. Dann wird der Scanservice vor Ort durchgeführt. Nach Abschluss der Arbeit übergeben wir die Daten an den Kunden. Das ist alles ganz einfach und unkompliziert.
Wie läuft der 24-Stunden-Vor-Ort-Scanservice in Frankfurt ab?
Der 24-Stunden-Vor-Ort-Scanservice in Frankfurt startet binnen eines Arbeitstages nach Vertragsabschluss. IKS-Files kommt mit Personal, Scannern und Software direkt ins Unternehmen, digitalisiert die Akten in den Räumen des Kunden und übergibt die Daten anschließend strukturiert. Die Geschäftsabläufe werden dabei kaum gestört.
Der Ablauf ist auf maximale Geschwindigkeit und minimale Belastung des Tagesgeschäfts ausgelegt. Wer den 24h-Service nutzt, braucht weder Aktentransporte noch eigene Personalkapazitäten – die wichtigsten Schritte und Eigenschaften im Überblick:
- Erstkontakt: Ein Anruf oder eine Nachricht genügt, IKS-Files erstellt umgehend ein unverbindliches Angebot.
- Vertragsabschluss: Inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und auf Wunsch zusätzlicher Geheimhaltungsvereinbarung (NDA).
- Anfahrt binnen 24 Stunden: Personal, Hochleistungsscanner und Software sind innerhalb eines Tages nach Vertragsabschluss vor Ort.
- Vor-Ort-Aufbau: Mobiler Scanarbeitsplatz wird in einem freien Raum des Kunden eingerichtet – keine Vorbereitung durch das Unternehmen nötig.
- Digitalisierung im laufenden Betrieb: Akten werden in den Räumen des Kunden gescannt, das Tagesgeschäft läuft parallel weiter.
- Sofortige Rückgabe einzelner Akten: Bei Bedarf werden Dokumente nach dem Scan unmittelbar wieder in den Geschäftsbetrieb freigegeben.
- OCR und Verschlagwortung: Auf Wunsch wird Volltexterkennung durchgeführt und nach Kundenvorgabe indexiert.
- Übergabe der Daten: Verschlüsselt auf Datenträger oder über einen sicheren digitalen Kanal, in den gewünschten Formaten (PDF, TIFF, JPEG).
- Datensicherheit: Akten verlassen das Haus nicht, kein Transportrisiko, direkte Kommunikation vor Ort.
- Reichweite: Verfügbar in Frankfurt, Offenbach, im gesamten Rhein-Main-Gebiet sowie deutschland- und europaweit.
Warum ist es so wichtig, einen Fachbetrieb mit dem Scanservice vor Ort zu beauftragen?
Wenn man Dokumente mit einem büroüblichen Gerät einscannt, nimmt dieses Verfahren sehr viel Zeit in Anspruch. Es ist in der Regel mit einem hohen Personalaufwand verbunden. Auch die Datensicherheit beim Dokumentenscan ist beim Scannen in Eigenregie oft lückenhaft. Manchmal werden wichtige Dokumente abgelegt und nicht wiedergefunden. Die Beauftragung eines Profiunternehmens schützt dagegen vor Datenverlust. Streng definierte Abläufe gewähren Datensicherheit beim Dokumentenscan. Vor allem erstellen wir als professioneller Dienstleister eine übersichtliche und logische Datenstruktur, die ein jederzeitiges Wiederauffinden der eingescannten Daten sicherstellt. Wichtig ist hierbei eine intelligente Verschlagwortung. Unsere langjährige Erfahrung, die wir vor allem bei der Arbeit für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet, zum Beispiel in Frankfurt und Offenbach, gesammelt haben, ist uns dabei sehr hilfreich.
Welche weiteren Dienstleistungen bieten Sie an?
Unser IKS-Service ist sehr umfangreich: Wir bieten Archivdigitalisierung, Texterkennung und Verschlagwortung an – für Frankfurt, Offenbach und europaweit. Wenn sich ein Unternehmen von Aktenbergen oder einem überfüllten Archiv aus Papierdokumenten befreien will, sind wir der richtige Partner dafür. Wir übernehmen auch die datenschutzgerechte Vernichtung von alten Akten, falls dies gewünscht wird. So schaffen sich Unternehmen mehr Platz oder können zusätzliche Ausgaben für die Miete von Räumen sparen.
Besonders hilfreich ist auch die Texterkennung: Gescannte Dokumente werden automatisch gelesen, indem die in der Bilddatei vorhandenen Buchstaben mittels einer intelligenten Software erkannt werden. So lassen sich Aktenberge in Minutenschnelle am Bildschirm durchsuchen – eine Arbeit, für die sonst Tage notwendig sind. In diesem Zusammenhang spielt auch eine professionelle Verschlagwortung eine Rolle. Das heißt: Wir versehen alle Dateien mit aussagekräftigen Dateinamen, die Aufschluss über den Inhalt der Dokumente geben. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten zusätzlich.
Vielen Dank für das Gespräch,
Herr Kelek.
Das Interview führte Kai Kruel.
